Gestione Aziendale


La certificazione ISO 9001

LA NORMA UNI EN ISO 9001

La Certificazione di Qualità è la dichiarazione secondo la quale un organismo al di sopra delle parti  (l'Ente di Certificazione) attesta che le modalità con cui un'azienda esegue i suoi processi produttivi o  eroga i propri servizi, sono conformi alla norma.
L'azienda in questo modo dimostra di poter tenere sotto controllo tutte le fasi del processo produttivo,  dalla richiesta dell'offerta, fino alla consegna del prodotto finito ed all'eventuale assistenza post-vendita.

La Certificazione ha l'effetto di migliorare l'efficienza interna e quindi ridurre i costi di produzione grazie alla periodica revisione ed alla pianificazione dei processi aziendali. La Certificazione fornisce ai Clienti una garanzia sul livello di qualità che l'Azienda ha raggiunto.

Attualmente l'unica norma con cui ci si può certificare è la UNI EN ISO 9001 con eventuali esclusioni di  Attualmente l'unica norma con cui ci si può certificare è la UNI EN ISO 9001 con eventuali esclusioni di alcuni requisiti.

PERCHÉ CERTIFICARSI?

I motivi che spingono un'azienda a certificarsi possono essere molteplici, ma quelli principali sono:

  • Avere  una  qualifica  che  permetta  la  partecipazione  a  gare  o  appalti  che  prevedono  questo  requisito. Ormai molti enti pubblici e privati selezionano i fornitori di beni e servizi inserendo come requisito la certificazione ISO 9000. Si tratta della presa di coscienza generalizzata della validitàdel concetto di qualità come risultato di un corretto sistema di gestione.
  • Verificare  la  corretta  implementazione  del  Sistema  di  gestione Verificare  la  corretta  implementazione  del  Sistema  di  gestione. L'azienda  che  implementa  un sistema di qualità (o di gestione ambientale) impegna molte risorse, non ultime quelle finanziarie
  • Tutto ciò ha un costo e quindi é giusto che l'azienda dopo tutti questi sforzi sappia se il sistema che adotta é o non é conforme alla norma di riferimento; se lo sforzo generato ha dato o non ha dato il risultato sperato.
  • Far  conoscere  all'esterno  della  efficacia  del  Sistema  di  gestione.  Naturalmente  una  volta  che l'azienda sa che lavora in qualità é interessata a farlo sapere ai propri clienti. La certificazione da parte di un ente terzo é il mezzo più qualificante per farlo.
  • Far sapere che il miglioramento ottenuto dipende da un Sistema di gestione e non da iniziative isolate.  Un  buon  servizio  o  la  buona  qualità  di  un  prodotto  possono  dipendere  da  casuali combinazioni di fattori positivi o dalla buona volontà degli addetti. Con la certificazione invece l'azienda fa sapere che la qualità che il cliente percepisce non é casuale, che esiste una precisa volontà e un insieme di regole che ha permesso si arrivasse a quel risultato.
  • Avere  un  continuo  stimolo  al  miglioramento.  Per  l'azienda  sapere  di  avere,  a  scadenze programmate,  un  controllo  esterno  sul  suo  sistema  vuol  dire  sapere  che  i  miglioramenti  sono sempre possibili e che il mantenimento non é un'operazione banale. Il compito dell'Organismo di Certificazione  é  anche  quello  di  stimolare  l'azienda  a  non  considerare  ogni  obiettivo  raggiunto come una soglia non superabile, ma ad andare sempre oltre.


DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA QUALITÀ

I principali documenti del Sistema Qualità sono:
•    Manuale della Qualità; 
•    Procedure; 
•    Istruzioni Operative, incluse quelle di collaudo; 
•    Piani della Qualità; 
•    Documenti Tecnici; 
•    Modulistica.

QUAL È L’ITER DA SEGUIRE PER ARRIVARE ALLA CERTIFICAZIONE ISO 9001?

L’iter per partire con la ISO 9001 è il seguente:
1. Convinzione del vertice aziendale
2. Scelta del Responsabile Garanzia Qualità (deve essere interno)
3. Formazione del Responsabile Garanzia Qualità
4. Scelta del consulente (facoltativa)
5. Redazione (con la collaborazione tra RGQ, consulente e personale) di:

  • manuale qualità
  • procedure
  • istruzioni operative e modulistica di registrazione

6. Inserimento dei dati nei documenti redatti (=fase applicativa)
7. Monitoraggio del sistema qualità con verifiche ispettive interne (effettuate da auditor adeguatamente formato )
8. Scelta dell’Ente di certificazione.

QUANTO TEMPO E’ NECESSARIO PER L’IMPLEMENTAZIONE DI UN SISTEMA QUALITÀ?

A livello di tempistica, in genere l’implementazione di un buon Sistema Qualità per aziende di medio-piccole dimensioni (10-40 persone d’organico), dura dai 3 ai 5 mesi. Questo periodo di tempo è influenzato dai seguenti fattori:
1. reale volontà del vertice aziendale di impegnarsi per arrivare alla certificazione,
2. livello organizzativo in azienda,
3. reale impegno del RGQ (Responsabile Garanzia Qualità),
4. competenza e abilità nei rapporti umani dell’eventuale consulente esterno,
5. coinvolgimento, motivazione e partecipazione di tutto il personale, titolari compresi.

QUANTO DURA L’ITER DI CERTIFICAZIONE?
Una volta impostato il sistema qualità con l’aiuto del consulente esterno, l’azienda chiede di essere  esaminata da un Ente di certificazione.
Di solito l’iter di certificazione con l’Ente si sviluppa attraverso le seguenti fasi:

  • invio domanda di certificazione
  • invio manuale e altri documenti importanti
  • audit stage 1 (prima parte dell’audit di certificazione)
  • audit stage 2 (seconda parte dell’audit di certificazione)
  • ottenimento del certificato
  • verifiche annuali di sorveglianza (mantenimento del certificato)


Se tutto si svolge senza intoppo, l’iter dura in genere 1-1,5 mesi. Le variabili dipendono:

  1. 1.   dal tempo impiegato dall’azienda nel sistemare le eventuali non-conformità rilevate dall’auditor nell’esame dei documenti. Durante  questa  fase  vengono  di  solito  esaminati  il  Manuale  della  Qualità  (al  cui  interno  è  inserito l’elenco  delle  procedure)  e  la  check-list  o  lista  di  riscontro.  Quest’ultimo  documento,  che  viene utilizzato  dall’auditor  in  visita  ispettiva,  riporta  la  normativa  ISO  9001  in  forma  interrogativa.  Di solito in un riquadro l’azienda deve dire dove ha dato risposta alle varie domande poste dalla norma. Sarà poi compito dell’ispettore valutare se l’azienda nella realtà rispetta ciò che dichiara di fare. Un esempio? Se l'azienda dice di effettuare una serie di controlli durante l’accettazione delle merci dovrà dimostrare  (=fornire  le  cosiddette  “evidenze  oggettive”)  che  il  responsabile  di  questi  controlli  è  a conoscenza della relativa procedura, che dimostri di effettuarli, di registrarli e di documentarli, e così via. E’ questo il motivo per cui un sistema qualità ha bisogno di documenti e quindi di “carta”
  2. dalle risultanze dello stage 1 in azienda. Questa visita, della durata di 1 giorno, avviene dopo la fase documentale ed ha lo scopo di check iniziale, allo scopo di verificare la presenza dei requisiti fondamentali del sistema qualità e correggere eventuali lacune presenti.
  3. dal  tempo impiegato dall’azienda per sistemare eventuali bnon-conformità rilevate durante l'audit. Se nell’audit sono riscontrate non conformità da sanare, è necessario effettuare tali correzioni, darne evidenza all’Organismo di Certificazione in tempi brevi.

QUALI SONO I COSTI TOTALE DA SOSTENERE?
L’azienda che vuole certificarsi ISO 9001 sostiene due tipi di costi:
1. interni:

  • formazione e coinvolgimento del personale aziendale e del Responsabile Garanzia Qualità (RGQ) nella costruzione (=implementazione) del sistema qualità (SQ),
  • introduzione di controlli e sistemi di documentazione,
  • installazione di un eventuale sistema informatico necessario a gestire la documentazione prodotta dal sistema qualità,

2. esterni:

  • certificazione,
  • eventuale consulenza esterna

 

 
Certificazione Ambientale

LA CERTIFICAZIONE AMBIENTALE

La Norma ISO 14001/2004 è uno standard internazionale di carattere volontario che definisce come deve essere sviluppato un Sistema di Gestione Ambientale efficace e sostenibile.

Un Sistema di Gestione Ambientale conforme ai requisiti della Norma ISO 14001/2004 garantisce un efficace e sistematico controllo degli impatti ambientali delle proprie attività e il perseguimento del miglioramento continuo delle proprie prestazioni ambientali.

 

PERCHE' CERTIFICARSI ISO 14001 ?

Perché un'azienda dovrebbe certificarsi in conformità alla norma ISO 14001?

Perché sempre più le leggi e la pubblica opinione sono sensibili a principi basati sul rispetto dell’ambiente e delle risorse naturali.

Inoltre vi sono aspetti più facili e immediati da comprendere per l’imprenditore, quali:

·        chi inquina paga;

·        chi è a rischio di inquinamento deve pagare alte assicurazioni;

·        chi inquina perde di immagine verso il contesto socio-economico;

·        chi ricicla o riduce i consumi risparmia notevolmente;

·        chi si certifica ISO 14001 può accedere a specifici finanziamenti pubblici.

A volte la certificazione deriva da richieste da parte di clienti certificati che vogliono che anche i loro fornitori si comportino allo stesso modo.

I PASSI PER OTTENERE LA CERTIFICAZIONE

La prima fase è quella della cosiddetta analisi ambientale iniziale, attraverso cui ci si rende conto di qual è la distanza della propria azienda dall’ottenimento della certificazione e, fondamentale, quali sono gli aspetti ed impatti ambientali significativi. Dopodiché il meccanismo è il medesimo per la certificazione ISO 9001:

  • redazione della politica ambientale da parte della direzione;
  • nomina del responsabile gestione ambientale, che è auspicabile coincida con il responsabile assicurazione qualità;
  • redazione del manuale di gestione ambientale e delle procedure, oppure integrazione nel manuale della qualità (manuale di gestione integrata);
  • attuazione della documentazione e conduzione degli audit ambientali;
  • riesame da parte della direzione;
  • certificazione di terza parte;
  • miglioramento continuo e sorveglianza da parte dell'ente terzo.

TEMPI DEL PROGETTO

Per quanto riguarda i tempi, questi sono fortemente legati agli aspetti ambientali dell'azienda e al fatto che esista o meno un sistema qualità. In caso di possesso di quest'ultimo si va dai 3-4 mesi per una azienda a basso impatto, fino ai 6-8 mesi per aziende più complesse.

IL REGOLAMENTO VOLONTARIO EMAS

La certificazione ISO 14001, volontaria come la certificazione ISO 9001, non è l'unico schema che un'azienda può adottare per prevenire l'inquinamento L’11 gennaio 2010 è entrato in vigore il nuovo Regolamento CE n. 1221/2009/CE del 25 novembre 2009, “sull’adesione volontaria delle organizzazioni a un sistema comunitario di ecogestione e audit (EMAS), che abroga il regolamento CE n. 761/2001 e le decisioni della Commissione 2001/681/CE e 2006/193/CE”. Più che di certificazione si parla di registrazione dell'organizzazione e l'approccio si differenzia in alcuni punti finali dalla realizzazione di un sistema ISO 14001.

ISO 14001 O EMAS?

Quindi un'azienda può volontariamente:

  • certificarsi ISO solamente 14001;
  • registrarsi secondo regolamento EMAS;
  • effettuare l'uno e l'altro contemporaneamente o in momenti diversi;

i vantaggi dell'EMAS rispetto alla 14001, secondo noi, sono solamente in termini di immagine, ovvero:

  1. la registrazione EMAS compare sulla GUCE (Gazzetta Ufficiale delle Comunità Europee);
  2. la dichiarazione ambientale deve essere resa nota ad autorità locali.

SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE - I VANTAGGI DELLA CERTIFICAZIONE

Vantaggi Immediati:

  • assicurare gli utenti dell’impegno in una dimostrabile gestione ambientale
  • ridurre gli incidenti che implicano responsabilità
  • migliorare l’immagine e la quota di mercato
  • miglior efficienza dell’organizzazione e controllo dei costi
  • riduzione dei rischi e delle esposizioni finanziarie
  • posizione competitiva sul mercato
  • migliori relazioni con azionisti e gruppi portatori di interessi (clienti, impiegati, assicurazioni, banche, comunità locali)
  • facilitazione del dialogo con il pubblico, associazioni di consumatori, autorità

Vantaggi di Lungo Periodo:

  • risparmio di materie prime ed energia
  • favorire lo sviluppo e l’adozione di soluzioni di tipo ambientalistico
  • facilitazioni nell’ottenimento di permessi ed autorizzazioni
  • facilitazioni negli approvvigionamenti pubblici e privati
  • benefici assicurativi
  • benefici finanziari
  • migliori condizioni contrattuali

Vantaggi per l'Immagine Aziendale

  • credibilità dell’impegno volontario
  • clima collaborativo con istituzioni, autorità e pubblico
  • essere considerati a pieno titolo parte integrante della politica ambientale
 
I costi della certificazione

Quanto costa certificare un sistema di gestione aziendale?

Bisogna partire dalla considerazione che nel calcolo dei costi va considerato con analogo ragionamento circa quali siano i costi, a volte poco conosciuti, che si affrontano in caso di organizzazione gestita male o in modo non strutturato.

Detto ciò, qual è la spesa che una piccola-media impresa potrebbe sostenere per certificare il proprio Sistema di gestione (Qualità, Ambiente, Sicurezza ecc..) ?

Si tratta di una stima ovviamente approssimativa, che va valutata per eccesso o per difetto, tenendo conto di numerosi fattori quali il grado di organizzazione esistente, il settore di appartenenza, il fatturato ed il numero dei dipendenti, la determinazione e la capacità della proprietà e dei principali quadri direttivi dell'azienda, il costo dell'eventuale consulenza, il costo interno e quello dell'ente certificatore.

Spesso le aziende di maggiori dimensioni hanno già sviluppato un buon sistema organizzativo e di controllo che può costituire una base di partenza già avanzata da modificare ed integrare per recepire le norme di riferimento, siano esse la UNI EN ISO 9001 (qualità), UNI EN ISO 14001 (ambiente), OHSAS 18001 (sicurezza).


Talvolta processi e procedure non sono codificati, ma sono patrimonio dell'esperienza e professionalità di imprenditori, dirigenti e personale esperto; ragion per cui vanno invece adeguatamente descritti e codificati, investendo in ciò tempo e denaro.

In sostanza si possono individuare tre voci di costo:

  • i costi esterni, principalmente consulenti, laboratori, controllo e taratura strumenti, formazione, etc.;
  • i costi interni, giornate/uomo dedicate allo sviluppo del Sistema e per la formazione;
  • i costi dell'ente certificatore.

Costi esterni

Sono determinati in gran parte dal consulente che segue l'azienda per un arco temporale di almeno 2-3 mesi. L'organizzazione aziendale, la capacità e la determinazione della direzione possono limitare ulteriormente o escludere talvolta la necessità dell'aiuto del consulente, ma può anche essere che l'azienda scelga di avvalersi in misura maggiore dell'apporto esterno anche per definire e redigere la necessaria documentazione quando non ritenga addirittura opportuno rivedere taluni aspetti della propria organizzazione per migliorarla alle prescrizioni delle norme.

In questo periodo il consulente assiste direttamente l’organizzazione da certificare nella predisposizione del Manuale e nella definizione delle procedure interne oltre a programmare ulteriori momenti di formazione interna.
L'apporto della consulenza, per una piccola società, si può quantificare generalmente tra le 10 e le 15 giornate/uomo.
Sono ovviamente valutazioni puramente indicative, che inducono ad un calcolo dei costi che tenga conto delle dimensioni e dell'organizzazione dell'azienda, del "valore" del consulente, del fatto che non tutte le giornate/uomo hanno lo stesso costo, che vanno talvolta recepite voci aggiuntive (per esempio le spese per i trasferimenti).

Costi interni

Sono quelli riferiti alle spese che l'azienda sostiene destinando risorse interne per l'attività connessa all'ottenimento della certificazione. Sono difficili da calcolare poiché sono inerenti all'impegno di diverse persone coinvolte per un tempo quantificabile in maniera approssimativa e distribuito in un arco temporale abbastanza lungo.
In genere viene costituito un gruppo di persone (ma può essere anche una sola persona) incaricato di gestire il progetto, composto dalla proprietà, dal rappresentante della direzione e talvolta dai responsabili delle principali funzioni aziendali. Queste persone si impegnano singolarmente su obiettivi e compiti precisi, coordinando il coinvolgimento e la formazione del personale.

Anche in questo caso il grado di organizzazione interna e la consuetudine a sistematizzare procedure e processi produttivi incidono notevolmente sul tempo di coinvolgimento interno e, conseguentemente, sui costi.
A tali costi si possono aggiungere eventuali ulteriori spese, ad esempio per l'acquisto di software per la gestione e controllo del Sistema Qualità aziendale.

Costi dell'ente certificatore

Tali costi variano in funzione delle dimensioni dell'azienda e sono calcolati in generale tenendo conto del numero dei dipendenti e/o del fatturato.
Reisistema, su richiesta del cliente, consente di rivolgersi a più enti certificatori accreditati presso ACCREDIA in modo da poter scegliere tra più offerte e fare la scelta più conveniente e gradita al cliente.

Il costo può variare inoltre in funzione della norma prescelta (ISO 9001 – ISO 14001 – OHSAS 18001 ecc..), così come in relazione al numero di giornate e persone impegnate dall'ente certificatore.
Indicativamente i costi dell'ente certificatore si possono stimare intorno ai 1.500 – 2500€.