La certificazione ISO 9001

LA NORMA UNI EN ISO 9001

La Certificazione di Qualità è la dichiarazione secondo la quale un organismo al di sopra delle parti  (l'Ente di Certificazione) attesta che le modalità con cui un'azienda esegue i suoi processi produttivi o  eroga i propri servizi, sono conformi alla norma.
L'azienda in questo modo dimostra di poter tenere sotto controllo tutte le fasi del processo produttivo,  dalla richiesta dell'offerta, fino alla consegna del prodotto finito ed all'eventuale assistenza post-vendita.

La Certificazione ha l'effetto di migliorare l'efficienza interna e quindi ridurre i costi di produzione grazie alla periodica revisione ed alla pianificazione dei processi aziendali. La Certificazione fornisce ai Clienti una garanzia sul livello di qualità che l'Azienda ha raggiunto.

Attualmente l'unica norma con cui ci si può certificare è la UNI EN ISO 9001 con eventuali esclusioni di  Attualmente l'unica norma con cui ci si può certificare è la UNI EN ISO 9001 con eventuali esclusioni di alcuni requisiti.

PERCHÉ CERTIFICARSI?

I motivi che spingono un'azienda a certificarsi possono essere molteplici, ma quelli principali sono:

  • Avere  una  qualifica  che  permetta  la  partecipazione  a  gare  o  appalti  che  prevedono  questo  requisito. Ormai molti enti pubblici e privati selezionano i fornitori di beni e servizi inserendo come requisito la certificazione ISO 9000. Si tratta della presa di coscienza generalizzata della validitàdel concetto di qualità come risultato di un corretto sistema di gestione.
  • Verificare  la  corretta  implementazione  del  Sistema  di  gestione Verificare  la  corretta  implementazione  del  Sistema  di  gestione. L'azienda  che  implementa  un sistema di qualità (o di gestione ambientale) impegna molte risorse, non ultime quelle finanziarie
  • Tutto ciò ha un costo e quindi é giusto che l'azienda dopo tutti questi sforzi sappia se il sistema che adotta é o non é conforme alla norma di riferimento; se lo sforzo generato ha dato o non ha dato il risultato sperato.
  • Far  conoscere  all'esterno  della  efficacia  del  Sistema  di  gestione.  Naturalmente  una  volta  che l'azienda sa che lavora in qualità é interessata a farlo sapere ai propri clienti. La certificazione da parte di un ente terzo é il mezzo più qualificante per farlo.
  • Far sapere che il miglioramento ottenuto dipende da un Sistema di gestione e non da iniziative isolate.  Un  buon  servizio  o  la  buona  qualità  di  un  prodotto  possono  dipendere  da  casuali combinazioni di fattori positivi o dalla buona volontà degli addetti. Con la certificazione invece l'azienda fa sapere che la qualità che il cliente percepisce non é casuale, che esiste una precisa volontà e un insieme di regole che ha permesso si arrivasse a quel risultato.
  • Avere  un  continuo  stimolo  al  miglioramento.  Per  l'azienda  sapere  di  avere,  a  scadenze programmate,  un  controllo  esterno  sul  suo  sistema  vuol  dire  sapere  che  i  miglioramenti  sono sempre possibili e che il mantenimento non é un'operazione banale. Il compito dell'Organismo di Certificazione  é  anche  quello  di  stimolare  l'azienda  a  non  considerare  ogni  obiettivo  raggiunto come una soglia non superabile, ma ad andare sempre oltre.


DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA QUALITÀ

I principali documenti del Sistema Qualità sono:
•    Manuale della Qualità; 
•    Procedure; 
•    Istruzioni Operative, incluse quelle di collaudo; 
•    Piani della Qualità; 
•    Documenti Tecnici; 
•    Modulistica.

QUAL È L’ITER DA SEGUIRE PER ARRIVARE ALLA CERTIFICAZIONE ISO 9001?

L’iter per partire con la ISO 9001 è il seguente:
1. Convinzione del vertice aziendale
2. Scelta del Responsabile Garanzia Qualità (deve essere interno)
3. Formazione del Responsabile Garanzia Qualità
4. Scelta del consulente (facoltativa)
5. Redazione (con la collaborazione tra RGQ, consulente e personale) di:

  • manuale qualità
  • procedure
  • istruzioni operative e modulistica di registrazione

6. Inserimento dei dati nei documenti redatti (=fase applicativa)
7. Monitoraggio del sistema qualità con verifiche ispettive interne (effettuate da auditor adeguatamente formato )
8. Scelta dell’Ente di certificazione.

QUANTO TEMPO E’ NECESSARIO PER L’IMPLEMENTAZIONE DI UN SISTEMA QUALITÀ?

A livello di tempistica, in genere l’implementazione di un buon Sistema Qualità per aziende di medio-piccole dimensioni (10-40 persone d’organico), dura dai 3 ai 5 mesi. Questo periodo di tempo è influenzato dai seguenti fattori:
1. reale volontà del vertice aziendale di impegnarsi per arrivare alla certificazione,
2. livello organizzativo in azienda,
3. reale impegno del RGQ (Responsabile Garanzia Qualità),
4. competenza e abilità nei rapporti umani dell’eventuale consulente esterno,
5. coinvolgimento, motivazione e partecipazione di tutto il personale, titolari compresi.

QUANTO DURA L’ITER DI CERTIFICAZIONE?
Una volta impostato il sistema qualità con l’aiuto del consulente esterno, l’azienda chiede di essere  esaminata da un Ente di certificazione.
Di solito l’iter di certificazione con l’Ente si sviluppa attraverso le seguenti fasi:

  • invio domanda di certificazione
  • invio manuale e altri documenti importanti
  • audit stage 1 (prima parte dell’audit di certificazione)
  • audit stage 2 (seconda parte dell’audit di certificazione)
  • ottenimento del certificato
  • verifiche annuali di sorveglianza (mantenimento del certificato)


Se tutto si svolge senza intoppo, l’iter dura in genere 1-1,5 mesi. Le variabili dipendono:

  1. 1.   dal tempo impiegato dall’azienda nel sistemare le eventuali non-conformità rilevate dall’auditor nell’esame dei documenti. Durante  questa  fase  vengono  di  solito  esaminati  il  Manuale  della  Qualità  (al  cui  interno  è  inserito l’elenco  delle  procedure)  e  la  check-list  o  lista  di  riscontro.  Quest’ultimo  documento,  che  viene utilizzato  dall’auditor  in  visita  ispettiva,  riporta  la  normativa  ISO  9001  in  forma  interrogativa.  Di solito in un riquadro l’azienda deve dire dove ha dato risposta alle varie domande poste dalla norma. Sarà poi compito dell’ispettore valutare se l’azienda nella realtà rispetta ciò che dichiara di fare. Un esempio? Se l'azienda dice di effettuare una serie di controlli durante l’accettazione delle merci dovrà dimostrare  (=fornire  le  cosiddette  “evidenze  oggettive”)  che  il  responsabile  di  questi  controlli  è  a conoscenza della relativa procedura, che dimostri di effettuarli, di registrarli e di documentarli, e così via. E’ questo il motivo per cui un sistema qualità ha bisogno di documenti e quindi di “carta”
  2. dalle risultanze dello stage 1 in azienda. Questa visita, della durata di 1 giorno, avviene dopo la fase documentale ed ha lo scopo di check iniziale, allo scopo di verificare la presenza dei requisiti fondamentali del sistema qualità e correggere eventuali lacune presenti.
  3. dal  tempo impiegato dall’azienda per sistemare eventuali bnon-conformità rilevate durante l'audit. Se nell’audit sono riscontrate non conformità da sanare, è necessario effettuare tali correzioni, darne evidenza all’Organismo di Certificazione in tempi brevi.

QUALI SONO I COSTI TOTALE DA SOSTENERE?
L’azienda che vuole certificarsi ISO 9001 sostiene due tipi di costi:
1. interni:

  • formazione e coinvolgimento del personale aziendale e del Responsabile Garanzia Qualità (RGQ) nella costruzione (=implementazione) del sistema qualità (SQ),
  • introduzione di controlli e sistemi di documentazione,
  • installazione di un eventuale sistema informatico necessario a gestire la documentazione prodotta dal sistema qualità,

2. esterni:

  • certificazione,
  • eventuale consulenza esterna